Warto przy sprzedaży pojazdu mieć świadomość, że należy uporządkować kilka spraw związanych z licencją, tachografem, ubezpieczeniem i opłatami drogowymi. Warto wiedzieć, że przecież sprzedaż pojazdu to nie tylko podpisanie umowy i przekazanie kluczyków. Bardzo łatwo coś pominąć, co w przyszłości sprawi nam problemy. Poniżej omawiamy najważniejsze formalności, o których powinien pamiętać przewoźnik.
Co zrobić przed sprzedażą auta?
Zanim przekażesz pojazd kupującemu, sprawdź, jakie dokumenty, urządzenia i usługi są z nim powiązane. Przed sprzedażą sprawdź przede wszystkim:
- czy w pojeździe znajduje się wypis z licencji transportowej;
- czy pobrano potrzebne dane z tachografu i zabezpieczono je w firmowej dokumentacji;
- czy pojazd jest przypisany do konta e-TOLL lub innego systemu opłat drogowych;
- czy samochód ma urządzenie OBU, ZSL lub inne urządzenie lokalizacyjne należące do firmy;
- czy auto jest objęte umowami dotyczącymi GPS, kart paliwowych, serwisu lub assistance;
- czy pojazd jest własnością firmy, czy na przykład przedmiotem leasingu albo zabezpieczenia;
- czy przygotowano właściwy dokument sprzedaży.
W przypadku leasingu, kredytu lub innego zabezpieczenia najpierw sprawdź warunki umowy. Sam fakt, że firma korzysta z pojazdu, nie oznacza jeszcze, że może go sprzedać bez dodatkowych formalności.
Co zrobić z wypisem z licencji po sprzedaży pojazdu?
Jeżeli sprzedajesz pojazd pamiętaj przede wszystkim o wypisie z licencji. Dokument ten potwierdza uprawnienia przewoźnika do wykonywania przewozów danym pojazdem. Wypis nie przechodzi na nowego właściciela samochodu. Pamiętaj żeby przed przekazaniem auta wyjąć wypis z kabiny i zachować go w firmie. Następnie ustal, czy będzie potrzebny w innym pojeździe (jeśli tak zostaw), czy trzeba go zwrócić organowi, który go wydał.
Jeżeli sprzedajesz pojazd i kupujesz kolejny, to nie wystarczy samodzielnie przełożyć wypisu z jednego do drugiego pojazdu. Zmiana pojazdu musi zostać przeprowadzona zgodnie z procedurą, o której dowiesz się więcej na stronie, Jeżeli firma zmniejsza flotę, sprawdź, czy po sprzedaży nie pozostanie Ci więcej wypisów, niż możesz posiadać w ramach udokumentowanej zdolności finansowej. Nadmiarowe wypisy trzeba rozliczyć (oddać) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Sprzedaż pojazdu zgłoś również organowi, który udzielił odpowiedniej licencji. Zgodnie z informacjami GITD zmiany danych objętych obowiązkiem zgłoszenia należy przekazać w terminie 28 dni od ich powstania.
Czy sprzedaż samochodu firmowego trzeba zgłosić do urzędu?
Tak. Jeżeli sprzedajesz pojazd zarejestrowany w Polsce, dotychczasowy właściciel ma obowiązek zgłosić jego zbycie w wydziale komunikacji właściwym dla miejsca zamieszkania lub siedziby, zgodnie z właściwością urzędu. Na zgłoszenie masz 30 dni kalendarzowych od dnia sprzedaży. Możesz załatwić sprawę osobiście, pocztą albo przez internet, korzystając z dostępnej usługi elektronicznej. Zwykle potrzebujesz danych nabywcy oraz kopii dokumentu potwierdzającego sprzedaż, na przykład umowy lub faktury. Samo zgłoszenie zbycia jest bezpłatne. Za niedopełnienie obowiązku w terminie może grozić kara w wysokości 250 zł. Pamiętaj, aby zachować potwierdzenie wysłania lub przyjęcia zgłoszenia. Przyda się, jeśli po sprzedaży pojawią się pytania dotyczące mandatów, opłat drogowych albo tego, kto był właścicielem pojazdu w określonym dniu. Zwykła sprzedaż samochodu w Polsce nie oznacza, że musisz samodzielnie wyrejestrować pojazd. Zgłoszenie zbycia i wyrejestrowanie to dwie różne czynności.
Co z OC i AC po sprzedaży auta?
Sprzedaż pojazdu nie powoduje automatycznego zakończenia obowiązkowego ubezpieczenia OC. Prawa i obowiązki wynikające z tej polisy przechodzą na nabywcę na zasadach określonych w przepisach. Jako sprzedający musisz przekazać kupującemu potwierdzenie zawarcia OC. Masz też obowiązek poinformować ubezpieczyciela o sprzedaży i przekazać dane nabywcy w ciągu 14 dni od zbycia pojazdu.
Nie odkładaj tego na później. Jeśli ubezpieczyciel nie otrzyma prawidłowego zgłoszenia, może nadal kierować do poprzedniego właściciela korespondencję dotyczącą polisy lub składki. Co z AC, assistance i innymi ubezpieczeniami dobrowolnymi? Tutaj trzeba sprawdzić warunki konkretnej umowy. Nie zakładaj, że wszystkie polisy zachowują się tak samo jak OC. Skontaktuj się z ubezpieczycielem i ustal, czy umowa zostanie rozwiązana, czy możliwe jest inne rozliczenie.
Co zrobić z tachografem przed sprzedażą ciężarówki?
Jeżeli sprzedajesz pojazd wyposażony w tachograf, przed przekazaniem go kupującemu pobierz dane z tachografu i sprawdź, czy pliki zostały poprawnie zapisane. Do odczytu danych z tachografu cyfrowego mogą być potrzebne odpowiednie narzędzia oraz karta przedsiębiorstwa. To ważne z punktu widzenia późniejszej kontroli i dokumentacji czasu pracy kierowców. Po sprzedaży odzyskanie danych może być trudniejsze. Nie przekazuj kupującemu kart przedsiębiorstwa ani innych danych, które powinny pozostać pod kontrolą Twojej firmy.
Co zrobić z e-TOLL i urządzeniami pokładowymi?
Jeżeli sprzedawany pojazd był zgłoszony w systemie e-TOLL, sprawdź jego powiązanie z kontem firmy. Dotyczy to także urządzeń OBU i ZSL, które służą do przekazywania danych lokalizacyjnych. W zależności od tego, co zamierzasz zrobić z urządzeniem, może być konieczne jego odłączenie od pojazdu w Internetowym Koncie Klienta, dezaktywacja, zwrot albo przypisanie do innego samochodu. Postępuj zgodnie z instrukcją dla konkretnego urządzenia i operatora. Podobne czynności mogą być potrzebne w zagranicznych systemach opłat drogowych oraz u operatorów EETS. Jeśli firma korzysta z GPS, telematyki, kart paliwowych lub aplikacji flotowych, uporządkuj także te powiązania – usuń pojazd z firmowych systemów.
Jak rozliczyć sprzedaż samochodu w firmie?
Sprzedaż auta wykorzystywanego w działalności trzeba odpowiednio udokumentować i rozliczyć. Sposób postępowania zależy między innymi od formy opodatkowania, statusu VAT, historii pojazdu i tego, czy był ujęty w ewidencji środków trwałych. Przed wystawieniem dokumentu sprzedaży ustal z księgowością:
- jaki dokument należy wystawić;
- czy sprzedaż podlega VAT i jaką stawkę lub zasady opodatkowania zastosować;
- jak rozliczyć przychód ze sprzedaży;
- czy trzeba wykreślić pojazd z ewidencji środków trwałych i jak rozliczyć jego niezamortyzowaną wartość;
- czy umowa leasingu, wcześniejszy wykup albo sposób nabycia pojazdu wpływają na rozliczenie.
Lista kontrolna: sprzedaż auta w firmie transportowej
Przed sprzedażą i po przekazaniu pojazdu sprawdź poniższe punkty. Możesz wykorzystać tę listę przy każdym samochodzie wycofywanym z floty.
Przed sprzedażą
- Sprawdziłem, czy mogę sprzedać pojazd i czy nie potrzebuję zgody leasingodawcy lub innego podmiotu.
- Wyjąłem z pojazdu wypis z licencji transportowej.
- Ustaliłem, co zrobić z wypisem i zgłosiłem wymaganą zmianę w taborze.
- Pobrałem potrzebne dane z tachografu i zabezpieczyłem pliki.
- Sprawdziłem, czy pojazd jest przypisany do e-TOLL i innych systemów opłat drogowych.
- Ustaliłem, co zrobić z urządzeniami OBU, ZSL, GPS i wyposażeniem należącym do firmy.
- Sprawdziłem warunki dofinansowania, jeśli pojazd lub tachograf był nim objęty.
- Przygotowałem dokument sprzedaży i dokumenty przekazywane kupującemu.
Po sprzedaży
- Zgłosiłem zbycie pojazdu w wydziale komunikacji w ciągu 30 dni.
- Powiadomiłem ubezpieczyciela o sprzedaży w ciągu 14 dni i przekazałem dane nabywcy.
- Sprawdziłem, czy wypis z licencji został prawidłowo rozliczony.
- Odłączyłem lub przepisałem pojazd w e-TOLL i pozostałych systemach.
- Uporządkowałem umowy serwisowe, telematyczne i flotowe.
- Przekazałem dokumenty księgowości i rozliczyłem sprzedaż zgodnie z sytuacją firmy.
- Zachowałem kopię dokumentu sprzedaży i potwierdzenia dokonanych zgłoszeń.
