Licencja transportowa (wspólnotowa). Koszty i jak ją uzyskać

Rozpoczęcie działalności w branży transportowej wymaga spełnienia szeregu formalności. Jedną z najważniejszych jest uzyskanie odpowiedniego uprawnienia pozwalającego legalnie wykonywać przewozy drogowe. W większości przypadków będzie to licencja transportowa lub zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

W praktyce wiele osób używa pojęcia „licencja transportowa” jako ogólnego określenia wszystkich dokumentów umożliwiających prowadzenie działalności transportowej. W rzeczywistości system licencyjny w transporcie drogowym składa się z kilku różnych dokumentów, które obowiązują w zależności od rodzaju transportu, jego zakresu oraz pojazdów wykorzystywanych w działalności.

W tym artykule wyjaśniamy czym jest licencja transportowa, kiedy jest potrzebna, jakie warunki trzeba spełnić, aby ją uzyskać oraz ile kosztuje rozpoczęcie działalności transportowej.

Co to jest licencja transportowa (licencja wspólnotowa)?

Licencja transportowa to decyzja administracyjna wydawana przedsiębiorcy przez właściwy organ państwowy, która potwierdza jego prawo do wykonywania działalności w zakresie zarobkowego transportu drogowego. Dokument ten stanowi podstawę legalnego prowadzenia działalności przewozowej.

W przypadku transportu międzynarodowego najczęściej spotykanym dokumentem jest licencja wspólnotowa. Uprawnia ona przedsiębiorcę do wykonywania przewozów drogowych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej, a także do wykonywania niektórych przewozów na terytorium innych krajów.

Licencja wydawana jest na konkretne przedsiębiorstwo i nie może być przenoszona na inne podmioty. Oznacza to, że przewoźnik nie może wykonywać transportu na licencji innej firmy ani „użyczać” swojej licencji innym przedsiębiorcom.

Rodzaje licencji transportowych – krajowa i międzynarodowa

W branży transportowej funkcjonują dwa podstawowe rodzaje uprawnień związanych z wykonywaniem transportu drogowego.

Pierwszym z nich jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Dokument ten wymagany jest w przypadku prowadzenia zarobkowego transportu drogowego na terenie kraju. W praktyce często określa się go potocznie jako licencję krajową. Drugim rodzajem jest licencja wspólnotowa. Jest ona wymagana w sytuacji, gdy przedsiębiorca zamierza wykonywać przewozy międzynarodowe, czyli takie, w których transport odbywa się pomiędzy różnymi państwami lub przekracza granicę kraju.

Licencja wspólnotowa może być wydana wyłącznie przedsiębiorcy, który wcześniej uzyskał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. W praktyce oznacza to, że działalność transportowa w ruchu międzynarodowym wymaga spełnienia wszystkich warunków dotyczących prowadzenia transportu krajowego.

Kiedy potrzebna jest licencja transportowa?

Obowiązek posiadania licencji transportowej zależy przede wszystkim od rodzaju wykonywanych przewozów oraz parametrów pojazdów wykorzystywanych w działalności transportowej.

W przypadku transportu rzeczy wykonywanego pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony przedsiębiorca musi posiadać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Dokument ten jest podstawowym uprawnieniem pozwalającym prowadzić działalność transportową w Polsce. Jeżeli przedsiębiorca planuje wykonywać przewozy międzynarodowe, konieczne jest uzyskanie licencji wspólnotowej. W takim przypadku obowiązek licencyjny obejmuje również pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 tony.

W praktyce oznacza to, że część przedsiębiorców wykorzystujących busy o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony również musi uzyskać licencję wspólnotową, jeśli wykonują zarobkowy transport międzynarodowy.

Czy bus do 3,5 t potrzebuje licencji transportowej?

Wielu przedsiębiorców rozpoczynających działalność w branży transportowej zastanawia się, czy transport wykonywany pojazdami do 3,5 tony również wymaga uzyskania licencji transportowej. W przypadku transportu krajowego przewozy wykonywane pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony nie wymagają uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku transportu międzynarodowego. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony i transport odbywa się pomiędzy różnymi krajami, wówczas konieczne jest uzyskanie licencji wspólnotowej. Oprócz tego nowością od 1 lipca 2026 roku jest to, że pojazdy 2,5-3,5t w transporcie międzynarodową mają obowiązek posiadania tachografu.

Kto jest zwolniony z obowiązku posiadania licencji transportowej?

Nie każdy transport drogowy wymaga uzyskania licencji transportowej. Przepisy przewidują kilka wyjątków, które pozwalają prowadzić działalność bez konieczności posiadania tego dokumentu. Z obowiązku posiadania licencji zwolnieni są przede wszystkim przedsiębiorcy wykonujący transport rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 2,5 tony. Dotyczy to zarówno transportu krajowego, jak i wielu rodzajów przewozów wykonywanych w ramach działalności gospodarczej. Wyjątkiem są również przewozy wykonywane na potrzeby własne przedsiębiorstwa. W takich przypadkach transport nie stanowi głównej działalności firmy, a przewożone towary należą do przedsiębiorcy. Warto jednak pamiętać, że w takich sytuacjach często wymagane jest uzyskanie zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne, które potwierdza legalność wykonywanego transportu.

Jak uzyskać licencję transportową? – wszystkie informacje

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika (licencja krajowa)

Uzyskanie licencji transportowej wymaga spełnienia kilku podstawowych warunków określonych w przepisach unijnych oraz krajowych:

1. Rzeczywista i stała siedziba – w praktyce oznacza to konieczność wskazania miejsca prowadzenia działalności oraz bazy eksploatacyjnej, w której będą przechowywane pojazdy oraz dokumenty związane z działalnością transportową.
2. Dobra reputacja przedsiębiorcy – oznacza to brak skazania za określone przestępstwa związane z prowadzeniem działalności gospodarczej lub transportowej.
3. Zdolność finansowa – wymóg udokumentowania środków pieniężnych (np. poprzez sprawozdanie finansowe, gwarancje bankową) – 9000 € na 1. pojazd, 5000 € na kolejne, >3,5t) lub odpowiednio 1800 € / 900 € dla busów (2,5-3,5t)
4. Certyfikat Kompetencji Zawodowych

Wniosek należy kierować do starostwa powiatowego (można to zrobić online) – można starać się o licencję krajową i międzynarodową jednocześnie, wtedy wysyłamy wniosek do GITD. Za wydanie zezwolenia zapłacisz 1000 zł oraz 100 zł za każdy zgłoszony pojazd. Zezwolenie wydawane jest na okres bezterminowy. Rozpatrzenie wniosku może zając do jednego miesiąca.

Licencja wspólnotowa (międzynarodowa)

Żeby uzyskać licencję wspólnotową należy posiadać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika. O oba dokumenty można starać się jednocześnie, kierując wniosek do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD). Wydawana jest na okres 5 lub 10 lat. W przypadku licencji wspólnotowej wysokość opłaty zależy od okresu jej ważności:

Transport rzeczy:

• do 5 lat: 4000 PLN + 440 PLN za każde zgłoszone auto
• do 10 lat: 8000 PLN + 880 PLN za każde zgłoszone auto

Transport osób:

• do 5 lat: 3600 PLN + 396 PLN za każde zgłoszone auto
• do 10 lat: 7200 PLN + 792 PLN za każde zgłoszone auto

Certyfikat kompetencji zawodowych – kluczowy warunek uzyskania licencji

Jednym z najważniejszych wymogów uzyskania licencji transportowej jest posiadanie certyfikatu kompetencji zawodowych w transporcie drogowym. Certyfikat ten potwierdza, że osoba zarządzająca transportem posiada wiedzę z zakresu prawa transportowego, czasu pracy kierowców, finansów przedsiębiorstwa oraz organizacji transportu. Dokument wydawany jest po zdaniu egzaminu państwowego organizowanego przez Instytut Transportu Samochodowego. W wielu firmach funkcję zarządzającego transportem pełni właściciel przedsiębiorstwa, jednak możliwe jest również zatrudnienie osoby posiadającej wymagany certyfikat.

Ile trwa uzyskanie licencji transportowej?

Procedura uzyskania licencji transportowej może trwać od kilku dni do kilku tygodni. W teorii organy administracyjne mają do 30 dni na rozpatrzenie wniosku. W praktyce czas oczekiwania zależy od kompletności złożonej dokumentacji oraz liczby wniosków rozpatrywanych przez dany urząd. Jeżeli wniosek zawiera wszystkie wymagane dokumenty i nie wymaga uzupełnienia, proces uzyskania licencji może przebiec znacznie szybciej.

Jak zgłosić pojazd do licencji transportowej?

Przedsiębiorca wykonujący transport drogowy może korzystać wyłącznie z pojazdów zgłoszonych do licencji transportowej. Oznacza to, że każdy pojazd wykorzystywany w działalności transportowej musi zostać wpisany do wykazu pojazdów przedstawionego organowi wydającemu licencję. W przypadku zmiany floty przedsiębiorca ma obowiązek poinformować odpowiedni urząd o dodaniu lub wycofaniu pojazdu z działalności transportowej.

Oprócz tego przedsiębiorca co roku do 31 marca musi składać do organu, który wydal pozwolenie: oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych (w tym liczbie kierowców), na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, bez względu na formę zatrudnienia oraz informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych, bez względu na formę zatrudnienia, wykonujących operacje transportowe w roku poprzedzającym obowiązek złożenia informacji.

Kiedy można stracić licencję transportową?

Licencja transportowa nie jest uprawnieniem przyznanym raz na zawsze. Przedsiębiorca musi przez cały okres prowadzenia działalności spełniać warunki wymagane do jej uzyskania. W przypadku poważnych naruszeń przepisów transportowych lub utraty dobrej reputacji organ wydający licencję może wszcząć postępowanie, które może zakończyć się zawieszeniem lub cofnięciem licencji transportowej. Ważne jest posiadanie rzetelnego zarządzającego transportem – zdarza się, że firmy użyczają certyfikat kompetencji zawodowych i zgłaszają do organów fikcyjnego zarządzającego. Jest to poważny błąd w kwestii prowadzenia firmy i takie działanie zagraża stabilności biznesu.

Najczęściej zadawane pytania