Przewozy drogowe na potrzeby własne to jeden z najczęściej źle rozumianych tematów w transporcie drogowym. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że skoro nie zarabiają na przewozie, to nie obowiązują ich żadne formalności. W praktyce właśnie takie założenie najczęściej prowadzi do problemów podczas kontroli ITD.
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy przewóz rzeczy lub osób faktycznie można uznać za przewóz na potrzeby własne, kiedy wymagane jest zaświadczenie oraz jak wygląda cała procedura od strony praktycznej.
Czym są przewozy na potrzeby własne?
Przewóz na potrzeby własne, nazywany również niezarobkowym przewozem drogowym, to przejazd wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej. Oznacza to, że transport nie stanowi usługi świadczonej na rzecz innych podmiotów, a przedsiębiorca nie pobiera wynagrodzenia za sam przewóz.
W praktyce przewozy na potrzeby własne obejmują najczęściej transport własnych towarów do klientów, przewóz narzędzi, maszyn lub sprzętu firmowego, a także przewóz pracowników. Istotne jest jednak to, że sam fakt braku opłaty za transport nie przesądza jeszcze, że mamy do czynienia z przewozem na potrzeby własne w rozumieniu przepisów.
Cechy przewozu na potrzeby własne:
- pojazd prowadzi przedsiębiorca lub jego pracownik,
- przedsiębiorca posiada tytuł prawny do pojazdu (własność, leasing, najem),
- przewóz dotyczy osób lub rzeczy związanych z działalnością firmy,
- transport ma charakter pomocniczy,
- nie jest to działalność w zakresie usług transportowych ani turystycznych.
Jakie warunki musi spełniać przewóz na potrzeby własne?
Aby dany przejazd został zakwalifikowany jako przewóz na potrzeby własne, musi spełniać określone warunki, które ustawodawca traktuje łącznie. Przede wszystkim pojazd musi być prowadzony przez przedsiębiorcę lub jego pracownika, a sam przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do pojazdu, na przykład w postaci własności, leasingu lub najmu.
Równie istotne jest to, że celem przejazdu musi być przewóz osób lub rzeczy związanych wyłącznie z działalnością przedsiębiorstwa, a sam transport powinien mieć charakter pomocniczy. Jeżeli przewóz zaczyna funkcjonować jako samodzielna usługa albo dotyczy działalności turystycznej, przestaje być przewozem na potrzeby własne.
Kiedy wymagane jest zaświadczenie na przewozy na potrzeby własne?
Wielu przedsiębiorców zaskakuje fakt, że nawet niezarobkowy transport może wymagać formalnego zgłoszenia. Zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne w krajowym transporcie drogowym osób lub rzeczy jest wymagane wtedy, gdy przewóz wykonuje przedsiębiorca, a dopuszczalna masa całkowita pojazdu lub zespołu pojazdów przekracza 3,5 tony.
Bez znaczenia pozostaje przy tym fakt, że transport jest wykonywany „dla siebie” lub „gratis”. Jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe, wykonywanie przewozu bez zaświadczenia jest naruszeniem przepisów i może skutkować sankcjami administracyjnymi.
Kiedy zaświadczenie nie jest potrzebne?
Ustawodawca przewidział jednak szereg sytuacji, w których obowiązek uzyskania zaświadczenia nie występuje. Dotyczy to w szczególności przewozów wykonywanych pojazdami o DMC do 3,5 tony oraz przewozów osób pojazdami przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.
Z obowiązku uzyskania zaświadczenia zwolnieni są również rolnicy wykonujący przewozy w ramach działalności rolniczej, a także przedsiębiorcy posiadający już licencję lub zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika. Co istotne, transport całkowicie prywatny, niezwiązany z działalnością gospodarczą, w ogóle nie podlega ustawie o transporcie drogowym, choć nadal może podlegać przepisom dotyczącym tachografów.
W skrócie zaświadczenia nie trzeba posiadać m.in. wtedy, gdy:
- pojazd ma DMC do 3,5 tony,
- przewóz dotyczy maksymalnie 9 osób łącznie z kierowcą,
- przedsiębiorca posiada już licencję lub zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika,
- transport wykonywany jest przez rolnika w ramach działalności rolniczej,
- przewóz ma charakter całkowicie prywatny i nie jest związany z działalnością gospodarczą.
Czym są przewozy niehandlowe w celach prywatnych?
Przewozy niehandlowe w celach prywatnych to szczególny rodzaj transportu, który nie podlega ustawie o transporcie drogowym, ponieważ nie jest wykonywany ani w ramach działalności gospodarczej, ani pomocniczo wobec tej działalności. Taki przewóz realizowany jest na własny rachunek przez osobę fizyczną i dotyczy wyłącznie prywatnych potrzeb życiowych.
Aby przejazd mógł zostać uznany za prywatny i niehandlowy, nie może mieć żadnego – nawet pośredniego – związku z działalnością gospodarczą, zawodową ani handlową. Oznacza to, że transport nie może służyć firmie, klientom ani realizacji zleceń, nawet jeśli sam przewóz jest wykonywany bezpłatnie. W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna może wykonywać przewóz niehandlowy w celach prywatnych wyłącznie wtedy, gdy transport dotyczy jej prywatnych spraw i nie przynosi żadnych korzyści biznesowych, nawet pośrednich.
Gdzie i jak uzyskać zaświadczenie?
Zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne wydaje starosta właściwy dla siedziby firmy lub urząd miasta na prawach powiatu. Wniosek można złożyć osobiście, listownie albo elektronicznie za pośrednictwem ePUAP.
Samo zaświadczenie wydawane jest bezterminowo, jednak obowiązuje wyłącznie na terytorium Polski. Przedsiębiorca powinien pamiętać, że każdy pojazd zgłoszony do przewozów musi posiadać wypis z zaświadczenia, który przez cały czas przewozu powinien znajdować się w pojeździe.
Jakie dokumenty i opłaty są wymagane?
Do wniosku należy dołączyć m.in. wykaz pojazdów oraz oświadczenie dotyczące kierowców. Jeżeli przedsiębiorca działa przez pełnomocnika, konieczne będzie także pełnomocnictwo oraz opłata skarbowa.
Koszt wydania zaświadczenia wynosi 500 zł, natomiast za każdy wypis z zaświadczenia – 100 zł. Opłaty wnosi się na rachunek właściwego starostwa.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
W praktyce kontroli ITD najczęściej spotykamy się z:
- wykonywaniem przewozów bez zaświadczenia przy DMC powyżej 3,5 t,
- błędnym założeniem, że „transport gratis = brak obowiązków”,
- brakiem wypisu w pojeździe,
- myleniem przewozu na potrzeby własne z przewozem prywatnym,
- ignorowaniem przepisów o tachografie.
Jak uzyskać zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne – instrukcja
Aby legalnie wykonywać przewozy drogowe na potrzeby własne w krajowym transporcie drogowym osób lub rzeczy, w pierwszej kolejności musisz złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia. Wniosek składa się do starosty właściwego dla siedziby firmy (lub urzędu miasta na prawach powiatu).
Krok 1: Złóż wniosek o wydanie zaświadczenia
Wniosek możesz złożyć w formie papierowej lub elektronicznej, przez ePUAP. Jeżeli korzystasz z drogi elektronicznej, dokumenty składane w oryginale muszą być podpisane profilem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
We wniosku podajesz podstawowe dane przedsiębiorcy, w tym nazwę firmy, adres, numer NIP oraz informację o wpisie do CEIDG lub KRS. Konieczne jest także określenie rodzaju i zakresu transportu oraz liczby i rodzaju pojazdów, które będą wykorzystywane do przewozów na potrzeby własne. Już na tym etapie wskazujesz również, ile wypisów z zaświadczenia będzie potrzebnych – po jednym dla każdego pojazdu.
Krok 2: Dołącz wymagane dokumenty
Do wniosku należy dołączyć wykaz pojazdów zawierający m.in. markę, typ, numer rejestracyjny, numer VIN oraz informację o tytule prawnym do pojazdu. Konieczne jest także oświadczenie o zamiarze zatrudniania kierowców spełniających wymagania określone w ustawie o transporcie drogowym. Jeżeli działasz przez pełnomocnika, dołącz pełnomocnictwo oraz potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.
Krok 3: Wnieś opłaty
Za wydanie zaświadczenia zapłacisz 500 zł. Dodatkowo za każdy wypis z zaświadczenia, przypisany do konkretnego pojazdu, obowiązuje opłata w wysokości 100 zł. Opłaty wpłaca się na konto starostwa, w którym składasz wniosek.
Jeżeli korzystasz z pełnomocnika, należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł (z wyjątkiem pełnomocnictw udzielonych najbliższej rodzinie).
Krok 4: Oczekuj na weryfikację wniosku
Urząd sprawdzi poprawność wniosku i załączników. Jeżeli pojawią się braki formalne, zostaniesz wezwany do ich uzupełnienia – zazwyczaj masz na to co najmniej 7 dni. Brak reakcji w wyznaczonym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpoznania.
Krok 5: Odbierz zaświadczenie
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymasz zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przewozów na potrzeby własne. Dokument ten jest ważny bezterminowo, ale obowiązuje wyłącznie na terytorium Polski. Pamiętaj, że w każdym zgłoszonym pojeździe musi znajdować się wypis z zaświadczenia i powinien być okazywany podczas kontroli.
Darmowy wzór wniosku
Wzór wniosku oraz wykaz pojazdów do zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne
Międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy
Wielu przedsiębiorców zakłada, że przewozy na potrzeby własne dotyczą wyłącznie transportu krajowego. Tymczasem niezarobkowy przewóz drogowy może być wykonywany również poza granicami Polski, o ile podobnie jak w transporcie krajowym ma charakter pomocniczy w stosunku do podstawowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy.
W przypadku transportu międzynarodowego konieczne jest jednak uzyskanie odrębnego zaświadczenia na międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy. Dokument ten wydawany jest przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Procedura uzyskania zaświadczenia międzynarodowego jest bardzo zbliżona do tej obowiązującej w transporcie krajowym. Zakres wymaganych dokumentów jest taki sam, co w praktyce oznacza, że przedsiębiorcy znający już procedurę krajową nie powinni mieć trudności z jej rozszerzeniem na transport międzynarodowy.
Warto zwrócić uwagę, że zaświadczenie wydawane przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego jest dokumentem terminowym. Może być wydane maksymalnie na okres 5 lat i – co istotne – uprawnia również do wykonywania niezarobkowego przewozu drogowego na terytorium Polski. Oznacza to, że w przypadku jego posiadania nie ma konieczności uzyskiwania odrębnego zaświadczenia krajowego.
Opłaty – międzynarodowy transport rzeczy na potrzeby własne (PWR1)
| Okres ważności | Kwota za zaświadczenie (zł) | Kwota za 1 wypis z zaświadczenia (zł) |
| do roku | 100 | 20 |
| do 2 lat | 200 | 40 |
| do 3 lat | 300 | 60 |
| do 4 lat | 400 | 80 |
| do 5 lat | 500 | 100 |
Opłaty – międzynarodowy transport osób na potrzeby własne (PWO1)
| Okres ważności | Kwota za zaświadczenie i 1 wypis (zł) |
| 1 rok | 80 |
| 2 lata | 100 |
| 3 lata | 120 |
| 4 lata | 150 |
| 5 lat | 170 |
